고객을 맞이하는 자세

고객이 직접 방문하시는 경우

• 고객이 차량을 이용하여 방문하시는 경우 주차하는 데 불편함이 없도록 민원인용 주차 공간을 마련해 두겠습니다.
• 우리는 현관에 층별 사무실 안내도를 게시하고, 안내원 1명을 배치하여 고객이 찾는 담당 부서를 정확히 안내하도록 하겠습니다.
• 고객이 담당자를 쉽게 찾으실 수 있도록 모든 사무실 앞에 부서 이름, 직원 사진, 담당업무가 포함된 자리 배치도를 붙여 놓겠습니다.
• 고객이 방문하시면 하던 일을 멈추고 일어나서 "어서 오십시오. 무엇을 도와 드릴까요? 자리에 앉으십시오."라고 먼저 인사한 후 고객의 말씀을 경청하겠습니다.
• 현관 안내원은 장애인이나 노약자가 원하는 부서로 쉽게 찾아가실 수 있도록 친절히 안내해 드리며, 고객이 민원실에서 업무 처리를 원하실 때는 민원실로 안내한 후 담당직원을 5분 내로 불러드리겠습니다.
• 우리는 고객이 찾으시는 담당자가 없을 경우 용건을 정리하여 해당 부서에 전달한 후 담당자가 1시간 이내 또는 고객이 원하시는 시간에 전화를 드리도록 하겠습니다.
• 고객이 용무를 마치고 가실 때에는 문의하신 내용에 대해 궁금증이 해소되었는지 그 이해 여부를 확인하고, 정중히 "안녕히 가십시오."라고 인사를 하겠습니다.
• 시력이 좋지 않은 고객이 사용할 수 있도록 민원실에 돋보기와 확대경을 비치하겠으며, 고객이 도움을 요청하시면 해당 공무원이 민원 서류를 대신 작성하여 드리겠습니다.
• 우리는 고객이 편안하게 용무를 볼 수 있도록 모든 사무실에 대화 공간을 1곳씩 마련하고, 청사 바깥에 휴식 공간 2곳을 마련해 두겠습니다.
• 민원실에 민원인용 컴퓨터와 프린터, 신문 등을 비치해 두겠습니다.
• 고객께서 화장실을 편안하고 쾌적하게 이용하실 수 있도록 화장실마다 편의용품 및 위생 설비 등을 마련해 놓겠습니다.

전화로 서비스를 요청하시는 경우

• 전화벨이 3번 이상 울리기 전에 받아 전화 연결 지원으로 인한 고객의 불편을 줄이겠습니다. 받을 때는 인사말과 소속 부서, 이름을 정확하게 밝히고 친절히 답변하겠습니다.
• 답변은 쉽고 분명하게 하며, 담당자는 고객의 이해 여부를 확인하고 전화를 끊겠습니다.
• 고객이 찾는 담당자가 아닐 때는 "OOO로 돌려 드리겠습니다. 혹시 연결과정에서 전화가 끊어지면 OOO-OOOO으로 다시 걸어주시기 바랍니다." 라고 안내해 드리겠습니다.
• 해당 업무 담당자가 없을 때는 용건을 정리하여 담당 부서에 전달한 후, 담당자가 1시간 이내 또는 고객이 원하시는 시간에 응답하도록 하여 담당자의 부재로 인해 고객이 겪는 불편을 줄이겠습니다.
• 대화가 끝났을 때는 "고맙습니다. 안녕히 계십시오, 좋은 하루 보내시기 바랍니다." 등 끝인사를 한 다음 고객보다 나중에 전화를 끊겠습니다.
• 직원의 전화 응대 친절도를 높이기 위해 연 1회 이상 직원을 대상으로 한 친절 교육을 실시하겠습니다.

우편, 팩스, 인터넷으로 요청하시는 경우

• 고객이 우편·팩스·인터넷으로 서비스를 요청하신 경우 접수 후 1시간(근무시간) 이내에 담당자가 민원처리절차 등을 전화 또는 이메일로 연락드리겠으며, 방문 수령 또는 우편 중 고객께서 원하시는 방법으로 교부해 드리겠습니다.